Privacyverklaring

In het kort

• Evo leest je e-mail alleen om te sorteren, samen te vatten en antwoorden voor te bereiden.
• We verkopen je gegevens niet, gebruiken ze niet voor reclame en trainen er geen AI-modellen mee.
• Om dit te kunnen doen, gaat de tekst van je e-mails naar de AI van Anthropic in de VS. Je geeft daarvoor toestemming voordat je een mailbox koppelt.
• Gegevens kunnen ook op andere plekken buiten de EU worden verwerkt, altijd met een waarborg uit de AVG.
• De inhoud van e-mails wordt standaard na 30 dagen gewist. Die termijn stel je zelf in.
• Je kunt je gegevens zelf inzien, exporteren en verwijderen.

Wie wij zijn

Evo is een product van DevHive, een vennootschap onder firma met als vennoten Adnan Arabbaj Akoudad en Muhammet Aslan. We zijn gevestigd aan Martin Campslaan 193, 2286 SM Rijswijk (Zuid-Holland), en staan bij de Kamer van Koophandel ingeschreven onder nummer 42200630. Je bereikt ons via devhive85@gmail.com.

Voor je account, je abonnement en de beveiliging van Evo zijn wij de verwerkingsverantwoordelijke. Gebruik je Evo voor je bedrijf, dan bepaal jij wat er met de e-mails van jouw klanten gebeurt. Jij bent daarvoor de verantwoordelijke en wij zijn je verwerker. De afspraken daarover staan in onze algemene voorwaarden.

Welke gegevens, waarvoor en hoe lang

De grondslag laat zien waarom we de gegevens mogen gebruiken: voor de overeenkomst met jou, door een wettelijke plicht, of omdat we een gerechtvaardigd belang hebben zoals beveiliging.

Evo haalt alleen nieuwe e-mails op die in je inbox binnenkomen nadat je de mailbox hebt gekoppeld. Oudere e-mails blijven waar ze zijn. Na afloop van de bewaartermijn blijven afzender, onderwerp, datum, categorie en status staan, zodat je overzicht compleet blijft.

Bijlagen worden niet opgeslagen. Evo bewaart alleen de naam, het type en de grootte en stuurt alleen de bestandsnaam mee naar de AI, niet de inhoud.

Geef je deze gegevens niet, dan kan Evo zijn werk niet doen. Je bent niet verplicht een mailbox te koppelen, maar zonder mailbox kan Evo geen e-mail verwerken.

Gmail en Google-gegevens

Koppel je een Gmail-account, dan vraagt Evo bij Google om toegang. Je geeft die toegang zelf en kunt hem altijd intrekken. Dit gaat over gegevens die Evo via de API's van Google ontvangt.

Welke toegang Evo vraagt

Evo verwijdert nooit e-mails uit je Gmail en wijzigt geen instellingen van je Gmail-account. Evo verstuurt alleen antwoorden en documenten vanuit de functies die jij gebruikt. In de standaardinstelling keur je elk antwoord eerst zelf goed.

Waarvoor Evo deze gegevens gebruikt

Alleen voor de functies die je in Evo ziet: sorteren, samenvatten, belangrijke mails herkennen, antwoorden voorstellen en versturen, en, als je dat zelf aanzet, in de chat vragen beantwoorden en e-mails verwerken. Een antwoord versturen via de chat doet Evo pas nadat jij op Bevestigen hebt geklikt; zie Hoe Evo AI gebruikt.

Met wie Evo deze gegevens deelt

• Anthropic verwerkt de tekst, het onderwerp, de afzender en de bijlagenamen van je e-mails om de AI-functies te leveren. Daarvoor vraagt Evo je toestemming op een apart scherm, voordat je wordt doorgestuurd naar Google. Zonder dat akkoord wordt er niets gekoppeld. We bewaren de datum, de tijd en de versie van de tekst.
• Supabase slaat de gegevens op in de EU, en onze hostingpartij levert de servers waarop Evo draait. Die servers kunnen ook buiten de EU staan; zie Verwerkers en doorgifte.
• Verder delen we Gmail-gegevens alleen als dat nodig is voor de beveiliging, als de wet ons daartoe verplicht, of bij een fusie of overname en dan alleen na je uitdrukkelijke toestemming vooraf.

Wat we nooit doen met Gmail-gegevens

• Verkopen of doorgeven aan adverteerders, datahandelaren of informatiehandelaren.
• Gebruiken voor reclame, ook niet voor gepersonaliseerde reclame.
• Gebruiken om algemene AI- of machine-learningmodellen te maken, te trainen of te verbeteren. De correcties die jij doorgeeft, helpen alleen Evo in jouw eigen omgeving.
• Gebruiken om je kredietwaardigheid te bepalen of voor leningen.

Wie je gegevens kan lezen

Medewerkers van Evo lezen je e-mails niet, tenzij je daar zelf uitdrukkelijk toestemming voor geeft voor bepaalde gegevens (bijvoorbeeld bij een supportvraag), het nodig is voor de beveiliging (zoals het onderzoeken van misbruik of een fout), de wet het vereist, of de gegevens geanonimiseerd en samengevoegd zijn voor interne bedrijfsvoering.

Bewaren en verwijderen

De bewaartermijnen staan in de tabel hierboven. Ontkoppel je de mailbox in Evo, dan trekt Evo de toegang in bij Google en verwijderen we de toegangsgegevens en de e-mails van die mailbox uit Evo. Je kunt de toegang ook zelf intrekken via je Google-account. Bij Anthropic is de tekst dan nog tot 30 dagen aanwezig; zie Hoe Evo AI gebruikt.

Google API disclosure

Outlook en andere mailboxen

Bij Outlook en Microsoft 365 vraagt Evo toegang tot je e-mail om deze te lezen en te versturen, plus je basisprofiel. Bij andere mailboxen (IMAP en SMTP) sla je zelf je mailboxwachtwoord of app-wachtwoord op; dat bewaren we versleuteld. Voor al deze mailboxen gelden dezelfde beloftes als voor Gmail: geen reclame, geen verkoop en geen training van AI-modellen.

Hoe Evo AI gebruikt

Evo gebruikt Claude, de AI van Anthropic. Voor het sorteren en voor antwoorden stuurt Evo de afzender, het onderwerp, de datum, de tekst en de bijlagenamen van de e-mail, samen met je instellingen. Lange e-mails worden ingekort. Wachtwoorden en toegangssleutels gaan nooit mee. In de chat gaan ook je vragen, het gesprek tot dan toe, je bedrijfsgegevens uit de huisstijl, je antwoordregels en het overzicht van je documenten mee, voor zover Evo die nodig heeft. Je e-mails krijgt de AI in de chat alleen te zien als een eigenaar of beheerder "Evo mag mijn e-mails gebruiken" aanzet. Dat staat standaard uit.

Evo kan in de chat ook dingen voor je doen. Dit is wat er gebeurt:

• Altijd pas na jouw klik op Bevestigen: een antwoord versturen, een categorie op automatisch versturen zetten, een categorie of document verwijderen en een document definitief maken.
• Direct als je daarom vraagt: je antwoordregels, categorieën en bedrijfsgegevens aanpassen (alleen eigenaren en beheerders), conceptdocumenten en concept-antwoorden maken, en e-mails verplaatsen, markeren of negeren.
• Direct als je daarom vraagt, volgens je regels: nieuwe e-mails ophalen. Die worden daarna verwerkt zoals altijd, dus in een categorie op automatisch versturen kan dan een antwoord uitgaan.
• Extra controle: heeft Evo in hetzelfde chatbericht e-mails gelezen, dan vraagt elke actie om je bevestiging, omdat een e-mail verborgen instructies kan bevatten.

Evo verwijdert via de chat nooit e-mails, koppelt geen mailboxen en verandert niets aan je abonnement, je team of je bewaartermijn. Wat Evo via de chat doet, staat in je activiteitenlog.

Volgens de zakelijke voorwaarden van Anthropic worden deze gegevens niet gebruikt om modellen te trainen. Anthropic wist ze binnen 30 dagen, tenzij langer bewaren nodig is om het gebruiksbeleid te handhaven of om aan de wet te voldoen.

AI kan fouten maken. Daarom verstuurt Evo standaard niets zelf. Automatisch versturen werkt alleen als jij dat per categorie instelt, en ook dan nooit bij mails die belangrijk zijn, die verdacht lijken of waarbij de AI te onzeker is. Evo neemt geen besluiten die rechtsgevolgen voor je hebben of je op een vergelijkbare manier raken.

Mensen die jou mailen

In je e-mails staan gegevens van anderen, zoals je klanten. Gebruik je Evo voor je bedrijf, dan ben jij verantwoordelijk voor die gegevens en vertel je hen in je eigen privacyverklaring dat je een AI-mailassistent gebruikt. Mail je met iemand die Evo gebruikt en wil je iets weten over je gegevens? Neem dan eerst contact op met die persoon of dat bedrijf. Wij helpen hen daarbij.

Verwerkers en doorgifte

Deze bedrijven verwerken gegevens voor Evo. We verkopen niets aan hen en ze mogen je gegevens alleen gebruiken voor deze taken. Hieronder staat per bedrijf waar dat gebeurt en welke waarborg geldt als gegevens de Europese Economische Ruimte (EER) verlaten.

Je gegevens kunnen dus buiten de EU worden verwerkt, ook in landen waar de privacywet minder bescherming biedt dan in de EU. We geven gegevens alleen door met een waarborg uit de AVG:

• het EU-US Data Privacy Framework: een besluit van de Europese Commissie voor Amerikaanse bedrijven die zich daarbij hebben aangesloten, of
• de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie: vaste afspraken die de ontvanger verplichten je gegevens te beschermen.

Zodra de hostingpartij vaststaat, of als er een verwerker bijkomt, passen we deze lijst aan. Een kopie van de waarborgen vraag je aan via devhive85@gmail.com.

Klanten buiten de EU

Evo is een Nederlands bedrijf, dus de AVG geldt voor al onze klanten. Woon je buiten de EU, dan geven we je dezelfde rechten als in deze verklaring staan, plus de rechten die de wet van jouw land je geeft. Je e-mailgegevens worden dan vanuit jouw land naar de EU en de VS gestuurd om Evo te kunnen leveren.

• Verenigd Koninkrijk en Zwitserland: de UK GDPR en de Zwitserse privacywet geven je vergelijkbare rechten. Klachten kun je indienen bij de ICO of de FDPIC.
• Verenigde Staten: afhankelijk van je staat, zoals Californië, mag je weten welke gegevens we hebben en ze laten inzien, corrigeren of verwijderen. We verkopen geen persoonsgegevens en delen ze niet voor gerichte reclame, en je krijgt geen slechtere dienst als je je rechten gebruikt.
• Andere landen: je kunt je rechten bij ons uitoefenen via devhive85@gmail.com, en een klacht indienen bij de privacytoezichthouder van je eigen land.

Beveiliging

• Alle verbindingen zijn versleuteld (https).
• Toegangssleutels, mailboxwachtwoorden en de tekst van e-mails, antwoorden, documenten en chats slaan we extra versleuteld op. Het afzenderadres, de ontvangers en de datum staan niet extra versleuteld, omdat Evo daarop moet kunnen zoeken en sorteren.
• Klantomgevingen zijn van elkaar gescheiden. Alleen jij en de mensen in je team kunnen bij je gegevens; privéchats zijn alleen voor jezelf.
• E-mails worden behandeld als gegevens en niet als opdrachten, zodat een kwaadwillende mail de AI niet kan aansturen.

Vermoed je een beveiligingsprobleem? Laat het ons meteen weten. Bij een datalek dat risico's voor je oplevert, informeren we jou en de Autoriteit Persoonsgegevens zoals de wet dat vraagt.

Inzien, exporteren en verwijderen

Onder de AVG heb je recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking en overdracht van je gegevens. Je mag ook bezwaar maken tegen verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang. Gaf je toestemming, dan kun je die altijd intrekken. Veel regel je zelf:

Inzien

In de app onder Privacy en gegevens zie je wat er is opgeslagen, hoe lang, en welke verwerkers het zijn.

Exporteren

Eigenaren en beheerders klikken op Exporteren en krijgen een ZIP-bestand met instellingen, e-mails, antwoorden, documenten, de eigen chatgesprekken, je toestemmingen en het activiteitenlog. Wachtwoorden en tokens gaan niet mee.

Corrigeren

Je naam en instellingen wijzig je zelf in de app.

Bewaartermijn wijzigen

Eigenaren en beheerders kiezen onder Instellingen een termijn van 7 tot 365 dagen.

Mailbox ontkoppelen

Onder Mailboxen klik je op Ontkoppelen. De toegang wordt ingetrokken en de e-mails van die mailbox verdwijnen uit Evo.

Je account en gegevens verwijderen

Ben je eigenaar? Ga in de app naar Privacy en gegevens, kies Omgeving verwijderen en typ de naam van je omgeving ter bevestiging. Daarna gebeurt dit:

1. Je abonnement stopt direct.
2. De toegang tot je mailboxen wordt ingetrokken bij Google en Microsoft.
3. Alle gegevens van je omgeving worden gewist, en ook de accounts die geen andere omgeving hebben, inclusief je inlog.

Dit kan niet ongedaan worden gemaakt. Wat overblijft: de vingerafdruk van je e-mailadres, facturen die we wettelijk 7 jaar moeten bewaren, en tekst die bij Anthropic nog tot 30 dagen aanwezig kan zijn.

Ben je teamlid, of kun je niet meer inloggen of de app niet meer gebruiken? Mail dan vanaf het adres van je account naar devhive85@gmail.com. We reageren binnen een maand, en meestal veel sneller. Een teamlid kan ook zelf uit het team vertrekken; de gegevens van het team blijven dan bij de eigenaar.

Apps, website en cookies

Apps. In de apps voor Android, iOS en Windows verwerkt Evo dezelfde gegevens voor dezelfde doelen als hierboven. De apps tonen geen reclame, gebruiken geen reclame-ID en volgen je niet in andere apps of op andere websites. We verkopen geen gegevens. Je kunt je account in de app en via de stappen hierboven verwijderen.

Website. Deze website gebruikt geen cookies, geen statistieken en geen trackers. Onze hostingpartij Cloudflare verwerkt technische gegevens, zoals je IP-adres, om de pagina's te bezorgen en aanvallen tegen te houden.

App. De app gebruikt alleen functionele cookies en lokale opslag om je ingelogd te houden en je voorkeuren te onthouden, zoals je gekozen omgeving en thema. Daarvoor is geen toestemming nodig.

Leeftijd

Evo is bedoeld voor mensen van 16 jaar en ouder, en niet voor kinderen. Ontdek je dat een kind jonger dan 16 een account heeft? Laat het ons weten, dan verwijderen we het.

Wijzigingen

Als Evo verandert, passen we deze verklaring aan. Bij belangrijke wijzigingen laten we het je vooraf weten in de app of per e-mail. De datum bovenaan laat zien welke versie geldt.

Contact en klachten

Vragen, of wil je een recht gebruiken? Mail naar devhive85@gmail.com, of schrijf naar DevHive, Martin Campslaan 193, 2286 SM Rijswijk (Zuid-Holland).

Kom je er met ons niet uit? Dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.